Las juntas telemáticas de accionistas: Una guía breve para los administradores de compañías

Por: Ángel Gaibor Orellana

En Ecuador, durante el 2022, se realizarán 120.000 juntas generales de socios o accionistas¹, aproximadamente y, con seguridad, muchas de ellas serán celebradas telemáticamente; un mecanismo que ha tomado protagonismo no solo por la crisis sanitaria del COVID – 19, sino también por motivos de eficiencia y pragmatismo.

En virtud de ello, la última reforma de la Ley de Compañías² actualizó diferentes asuntos relacionados a las juntas generales de accionistas, tales como la forma de convocatoria, la consignación del voto telemático, la grabación de las sesiones, la asistencia virtual de los socios o accionistas, los procedimientos de votación, entre otros. 

Sin lugar a duda, esto constituye un avance para las compañías ecuatorianas; sin embargo, la virtualidad de estas sesiones también requiere especial atención y cuidado por parte de los Gerentes y administradores de sociedades, en aras de evitar futuras impugnaciones o contingencias legales.

¿Debe existir una convocatoria especial para este tipo de juntas? ¿Cómo se prueba el voto electrónico? Estas y otras preguntas surgen debido a la virtualidad de este tipo de sesiones…

¿Qué pasa si un accionista se conecta o desconecta durante la sesión? ¿Y si el accionista se ‘conectó’ pero nunca prendió su cámara? ¿Es válida su comparecencia? ¿Debe el accionista confirmar su asistencia virtual a la junta? ¿Qué pasa si no lo hace? ¿Debe existir una convocatoria especial para este tipo de juntas? ¿Cómo se prueba el voto electrónico?

Estas y otras preguntas surgen debido a la virtualidad de este tipo de sesiones y, para ello, hemos elaborado una serie de recomendaciones en concordancia con las últimas reformas legales:

1. 1. Las juntas serán convocadas, principalmente, por correo electrónico, en adición a otras formas que establezcan sus estatutos sociales. Además, deberá especificarse que la sesión se celebrará telemáticamente.
   2. Las sesiones de las juntas deben ser grabadas en soporte magnético³.
   3. En las juntas universales, el accionista que asista telemáticamente deberá enviar un correo en el que indique que consiente en la celebración de ese tipo de junta.
   4. Se debe comprobar la presencia virtual del accionista o socio, ya que, con ocasión de estas plataformas telemáticas, los asistentes suelen tener “problemas” de conexión con sus cámaras.
   5. El accionista o socio que asiste virtualmente debe confirmar previamente su asistencia a la junta mediante correo electrónico. 
   6. El accionista o socio que asiste virtualmente debe consignar su voto electrónicamente.
   7. Se deberá formar una lista de asistentes en la que consten el/los accionistas/s que comparecieron telemáticamente. 
   8. El acta de la sesión se podrá firmar hasta 15 días después de la celebración de la junta.
   9. Durante la votación electrónica de las mociones, se debe tomar especial consideración a los procedimientos establecidos en los estatutos y/o la ley.  
   10. De cada junta general de accionistas, deberá formarse un expediente en el que consten todos los documentos tratados en ella, así como el acta y la lista de asistentes. 

…Aparte de los puntos explicados anteriormente, los administradores de compañías deben buscar asesoría especializada, con la finalidad de cumplir con la normativa societaria y así evitar eventuales oposiciones por parte de la Superintendencia de Compañías o de cualquier socio o accionista

Es importante enfatizar que, aparte de los puntos explicados anteriormente, los administradores de compañías deben buscar asesoría especializada, con la finalidad de cumplir con la normativa societaria y así evitar eventuales oposiciones por parte de la Superintendencia de Compañías o de cualquier socio o accionista. 

Finalmente, si bien la virtualidad de las juntas generales ha permitido que éstas se celebren rápidamente, y que los accionistas o socios extranjeros de una compañía puedan asistir desde su país de origen a la velocidad de un clic, no obstante, y debido a las consideraciones expuestas en este artículo; las juntas celebradas telemáticamente también requerirán una especial atención por parte de los administradores de las compañías.

¹ Rankig Empresarial 2022 emitido por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros rankingCias (supercias.gob.ec)
² Ley de Modernización a la Ley de Compañías, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 347 del 10 de diciembre de 2020.
³ Si la junta de accionistas es universal, la grabación será facultativa.